Einleitung Viele Expansionsvorhaben scheitern nicht am Produkt, sondern an der administrativen Überlastung der Zentrale. Wenn Prozesse über Ländergrenzen hinweg nicht synchron laufen, entstehen Reibungsverluste, die die Marge auffressen. Dieses Szenario zeigt, wie ein KMU den Turnaround schaffte.
Das Szenario: Aufbau einer Service-Niederlassung in Osteuropa Ein produzierendes Unternehmen stellt fest, dass die Nachfrage in Polen und Tschechien stark steigt. Die Entscheidung fällt: Eine eigene Service- und Vertriebsniederlassung soll eröffnet werden.
- Die Problemstellung: Die Kommunikation zwischen dem neuen Standort und der deutschen Zentrale erfolgt per E-Mail und Zuruf. Informationen über Ersatzteilbestände sind veraltet, Kundenbeschwerden nehmen zu.
- Die Lösung: Einführung eines zentralen, webbasierten Projektmanagement-Tools und die Standardisierung der Berichtswege. Anstatt jedes Problem individuell zu lösen, wurden Standard-Betriebsabläufe (SOPs) für den internationalen Einsatz definiert.
Ergebnisse der Prozessoptimierung Durch die klare Strukturierung der Expansionsschritte konnten messbare Erfolge erzielt werden:
- Reaktionszeit: Kundenanfragen werden nun lokal bearbeitet, was die Durchlaufzeit um 40 % verkürzte.
- Kostentransparenz: Die Geschäftsführung hat jederzeit Zugriff auf die Kennzahlen der Niederlassung, was eine präzisere Skalierung ermöglicht.
Bedeutung der Expertenberatung In der Nachbetrachtung wurde deutlich, dass Interviews mit Logistikern und internationalen Dienstleistern bereits im Vorfeld geholfen hätten, lokale Besonderheiten schneller zu erfassen. Der Austausch mit Exportberatern bleibt ein wesentlicher Baustein für wachsende KMU.
